Light-industry-up.ru

Экосистема промышленности

СЭД

10-05-2023

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Содержание

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

  1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
    • стандартный набор функций;
    • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
    • низкие временные затраты на приобретение и установку;
    • относительно низкая стоимость;
    • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
    • максимально персонифицированная система;
    • большие временные затраты;
    • высокая стоимость разработки;
    • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  3. Комбинированные СЭДО:
    • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
    • полное соответствие нуждам предприятия;
    • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
    • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
    • передача заказчику прав на продукт;
    • простота освоения и использования;
    • полная локализация;
    • удобный интерфейс;
    • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

См. также

Примечания


СЭД.

© 2014–2023 light-industry-up.ru, Россия, Краснодар, ул. Листопадная 53, +7 (861) 501-67-06