ЕСМ ТЕЗИС — система электронного документооборота с функциональностью ECM-системы, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Разработчик

Систему разработал российский офис международной компании Haulmont («Хоулмонт»). Офисы компании располагаются в Самаре и Лондоне^[1]. В 2010 году вышла первая версия системы ТЕЗИС. 30 ноября 2013 года состоялся релиз новой версии системы ТЕЗИС 3.6^[2]

Архитектура системы

Система ТЕЗИС разработана на платформе CUBA^[3] на основе Java-технологий. Запуск веб-приложения осуществляется с помощью Apache Tomcat.

Функциональность и возможности системы

Система поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и Расширенная. Все три редакции содержат основные блоки функциональности – Управление задачами, Управление документами и Управление канцелярией. Система позволяет автоматизировать процессы создания, согласования, утверждения, регистрации документов, постановку и отслеживание задач^[4].

К основным функциям системы относятся:

Управление задачами

• постановка и контроль сроков выполнения задач;
• возможность назначения ролей контролера и наблюдателя задачи, а также нескольких исполнителей;
• импорт задач из Microsoft Project;
• контроль и возможность сопоставления занятости исполнителей задач с помощью диаграммы Ганта;
• создание подчиненных и зависящих друг от друга задач, групп задач и исполнений протокола;
• возможность отслеживания выполнения задач своего подразделения с помощью папки «Мой отдел»;
• функция создания периодической задачи, отложенных задач;

Управление документами

• автоматизация процесса работы с документом / договором на всем пути его использования в организации;
• возможность создания документа на основании задачи и задачи по исполнению документа;
• функции параллельного или последовательного согласования документа, утверждения в соответствии с особенностями документооборота компании;
• разграничение прав доступа и ролей сотрудников в системе;
• работа с вложениями из Microsoft Office и OpenOffice.

Электронная канцелярия

• функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• наложение резолюции на документ и создание задачи на его основании;
• механизм предотвращения повторной регистрации входящего документа;
• создание номенклатуры дел, внутренних нумераторов документов и дел;
• отслеживание истории переписки с контрагентом;
• функция печати конвертов.

Другие функции и модули

• система оповещений о сроках исполнения задач в области уведомлений, по электронной почте и по SMS;
• система замещения пользователей на время отпуска, командировки и т.д.;
• конструктор бизнес-процессов, карточек задач и документов
• полнотекстовый поиск и возможность фильтрации записей;
• просмотр предыдущих версия карточек и вложений;
• возможность загрузки вложения со сканера;
• функция обсуждения и комментирования задачи или документа;
• возможность создания шаблонов, в т.ч. персональных, и папок отображения карточек;
• возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook;
• модуль распознавания текста;
• модуль "Единый холдинг", разработанный для организаций с холдинговой структурой;
• модуль интеграции с корпоративным порталом предприятия;
• модуль «Учет обращений граждан»;
• модуль интеграции с внешними учетными системами (например, 1С:Предприятие 8.2., SAP и др.)
• мобильная версия для смартфонов и планшетом с экраном от 7’’ до 11’’ (поддерживает ОС Android и iOS).

Преимущества

• Открытый код (система написана на Java), как следствие, гибкость и масштабируемость;
• Тонкий клиент (полнофункциональный web-доступ) – отсутствие необходимости оборудовать рабочие места новым ПО, быстрый запуск системы в эксплуатацию^[5];
• Кроссплатформенность (работает в операционных системах Windows XP и выше и Linux через веб-браузеры Google Chrome, IE 8, IE 9, Mozilla Firefox)^[6].

Пользователи системы

• ФАУ «Российский морской регистр судоходства»^[7]
• ГК Русская платина^[8]
• НК «Альянс»^[9]
• СН Газодобыча ^[10]
• Инвестиционный холдинг «Вашъ Финансовый попечитель» ^[11]
• ООО «КМ-Эксперт» - генеральный подрядчик ОАО «ЧТПЗ» ^[12]
• ЗАО «ФИА-БАНК» ^[13]
• Контрольно-финансовое управление республики Дагестан ^[14]
• ОАО «Росспиртпром» ^[15]
• Мясокомбинат «ВЛАДИ» ^[16]

Ссылки

• Официальный сайт ТЕЗИС

См. также

• Система электронного документооборота
• ECM (бизнес) — Системы управления информационными ресурсами предприятия

Примечания